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外贸客户要 Account Statement,你了解吗?

料神Sam发布于 2022-12-22评论 0
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请问一下 Sam,客户说:”We would also like to request an updated account statement for year end that shows which bills are open as of 12/31/2022.”
这句话里的 account statement for year end 是什么资料?

外贸中,确实有时候会碰到一些客户找供应商要 account statement 或 statement of account。这其实就像大家跟顺丰快递长期合作,顺丰会定期往你的邮箱里发月结对账单一样。

在 2020 年上半年防疫物资订单爆发的那阵子,我跟全球多个国家的客户每天都要密集地讨论订单。有的客户一周内就下了三四笔订单,不停地打款,确认款到账。。

订单下多了以后,有些客户也怕财务上弄乱掉,于是在邮件正文里粘贴了简易的表格记录我们的订单合作和付款和金额变动情况。客户用的办法,虽然不是正式的 statement of account,但也部分地起到了类似的作用,只是这些交易信息是通过邮件正文来传递给双方的。

那么,到底什么是 account statement?

Account Statement / Statement of Account 对账单

通常,对帐单是一份由供应商(或服务方)向客户发出的 PDF 文件(通常是利用 Excel 表格制作的),列出了两个企业在特定时间段(月/季度/年)内的所有财务交易。

这份对账清单就是一份简单的报表,报表列出了所有发票金额和付款情况。它还包括供应商(或服务方)的退款,客户统计应付的金额(Due Payment),它反映买方和供应商之间的财务现状。

常见的财务数据有:过往的交易金额,预付款及尾款支付。比如,未完成订单的未付的尾款,甚至是其它费用。包括历史欠款,双方认定的索赔金额,都可以列在对账单上。

通常,供应商(或服务方)可以定期地主动向其客户发送帐目报表,让客户知道在此期间的订单款项及费用的支付状况,以及清楚地知道未结算付款的金额。这对双方交易都是一种财务上的友好提醒。

在本例中,客户只是想要一份更新到年底的交易对账单或报表,显示截至 2022 年 12 月 31 日哪些账单未结清。那么像做发票 Excel 一样做一下也不难。

哪里能找到参考?

谷歌呀!

我电脑里随便找了一张图片,方便大家对 account statement 有个直观印象(或者说 Statement of account)

外贸客户要 Account Statement,你了解吗?-料网 - 外贸老鸟之路

你说照着这个截图(点击可放大),能不能做出来一个表格?我想 90% 以上的外贸业务员都能做出来吧?

Account Statement(对账单)是发票吗?

对账单不是发票。它是由供应商或服务方发送给客户的交易报表或报告,通常以通过电子邮件交付的 PDF 格式。对账单可以提醒客户尚未全额付款的交易,以及过往的交易记录。
在一些可以充值和使用余额来结算的账户中,对账单则更为普遍。

发票是不同的文档。它也由供应商提供,但它只是体现一笔订单交易的账单。

当我们出口商有稳定周期性下订单的长期合作客户时,对账报表会起到很大的用处,我们可以按月、按季度或按年来创建对账单,发给客户。

Account Statement(对账单)包含哪些内容?

通常包括:

  • 供应商的名称、地址、电话号码、电子邮件
  • 客户公司名称、地址、电话号码、电子邮件
  • 文件日期
  • 对帐单编号
  • 客户 ID #(或帐户 #)
  • 以前的余额(来自上次发布的对账报表)
  • 所有交易描述(每笔交易都有自己的行,无论是订单发票、付款还是收款)
  • 订单发票编号 #
  • 交易金额(币种)
  • 交易日期

涉及到的一些概念

  • Total due: 应付款总额
  • Balance due: 应付余额
  • Total balance due: 应付总余额
  • Invoiced amount: 开出的发票上列明的金额
  • Previous balance / Opening balance: 上一个对账单上显示的应付款总额

怎么做给客户呢?

有两个选择:

1)自己从头开始做。完全可以按照自己的思路去做表格,客户能看明白即可,还能加深理解。或者部分参考上面分享的截图图片。

2)如果你觉得没必要从零开始做,那直接用谷歌的文件搜索组合命令,找个模板改改不是更好更快吗?

本文 OVER。

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识不足则多虑,威不足则多怒,信不足则多言。
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