采购职位名称详解:Purchasing, Procurement, Buyer & Sourcing

LiaoSam2017-04-10外贸14981 次访问4 评论

在日常阅读英文资料和文章时,我们经常会看到这几个和采购有关的英文单词。他们看起来好像都是采购的意思,但意义还是有所差别的。在此根据我的理解,简单分析一下。

首先我们从容易理解的 Sourcing 说起。Sourcing 虽然也是翻译成“采购”,但实质它代表“资源开发”。比如,供应商开发就是工作的主要内容,他们的工作侧重于通过获取信息去寻找和确定符合资质的新供应商或新产品的供应商。在跟采购活动中,它处于比较靠前的位置。Source 本来的意思也就是资源,因此 sourcing 的含义即寻找/获取资源。当某个项目还没有外部资源时,或者某个新的生意不知道从哪去获取合适的供应商时,需要做 sourcing 的工作。

有时候某些采购工作的技术性要求较高,要求有很强的分析能力,比如,公司大量需要大米/玉米之类的产品,就需要从策略的角度寻求最优购买,甚至可能需要做套期保值等金融相关操作来降低风险/锁价。所以对于大公司来说,有时候还会提升到战略性高度,即从 Sourcing 到 Strategic Sourcing。

因此对于 Sourcing,我一般理解为:供应商资源开发(货源开发)

Sourcing 要评估正在接触的供应商的商品是否能完全满足需求,因此通常 sourcing 要协调各个部门,如技术部门,研发部门,销售部门等,有些时候某供应商是否 qualified,甚至是由技术工程师给出决定性意见的。Sourcing 经过寻找、考察、筛选、和公司其他部门协商、最后提交详细报告给管理层。可以说 Sourcing 的前向工作引领着项目的前进和发展。

PS:对于 Sourcing 这个职位,很多人可能以为做 sourcing 的人,背景都是做过采购相关工作的或者是商科专业。其实不然,sourcing 中很多也是从工艺和技术岗位转岗过来的。

越来越多的跨国采购的公司会把 Sourcing 部门前置,比如在目标供应市场设置 Sourcing Department。(大家最常见的就是香港/上广深的 Sourcing Agent/Buying Office,他们跑国内各种展会,为了国外客户的需求或者新产品找供应商资源。)

Product Manager/Commodity Manager/Product Development (PD) 告诉 Buyer 我要做 A 项目,你帮我找找能做的供应商。这时要求 Sourcing/buyer 能快速熟悉一个新领域并找到 key contact。Buyer 需要快速处理多种信息,了解行业内的新方向,并能敏感地找到资源。

这些 Sourcing/Buying agent/Buyer 很多时候会先收集供应商的信息,然后通过更进一步接触获取详细的产品信息、价格信息、样品等。他们需要协助 Product Manager/Commodity Manager 来顺利完成 project,从挑选供应商、获取报价、样品到大货生产,他们需要尽可能缩短项目启动所需的时间。

Sourcing 的主要任务就是开发供应商,这个过程所花费的时间可能短也可能很长。无论要耗费多久,但一旦供应商开发起来,sourcing 的工作也基本结束了。后续的订单安排,供应商的管理评估,货物质量跟踪等日常工作会交给 Purchasing。

Purchasing 会根据 Sourcing 提交的合格供应商列表,根据销售和存货情况,在合适的时间下合适数量的订单。Purchasing 更侧重于订单管理,由于国外普遍使用各类管理系统(如 MRP – Material Requirement Planning,如 IMS – Inventory Management System),不少公司从事 Purchasing 的 Buyer 同时也是 Planner,即采购人员同时也是计划人员。他们会根据公司管理应用系统中的采购计划分析和库存管理等信息决定何时下订单。

Purchasing 更侧重于订单处理(Purchase Order Transaction),即询价、下订单、跟踪订单、催单、收货、处理付款请求等。Purchasing 通常需要协调的部门有:Marketing, Sales, Logistics, Warehousing, Accounting。如果公司没有专门安排人来做 Soucing 的工作,那么一旦有新产品要寻找合适的供应商时,此工作最终还是会落到 Purchasing 的头上。

大多数的不做进口的国外公司,业务范围比较 Local 的,那么公司里的采购部门只是完成日常物料、配件或者办公用品设备的采购,采购的难度没有那么大,因此可以不设置 Sourcing 的岗位,Purchasing 的部门设置两三个人就可以了。小型的进口商采购部门也就三四个人,Purchasing Manager 带领几个 Buyer/Purchaser/Purchasing。

在做进口的国外公司中,Purchasing 的员工的工作职责自然就多了 Sourcing 这一块。跨国采购的难度比从国内采购要大很多。从找寻货源,甄选供应商,贸易条款磋商,付款方式谈判,样品管理,争议沟通,到风险控制乃至退货处理等等,都需要更也重一些,也更需要有经验丰富的专业性跨国采购人员。

因此,我们通常接触的外贸采购即为 Purchasing 和 Sourcing。他们的工作侧重点不同,但重合的部分在于都可能 evaluating vendors/suppliers and negotiating with them.


在 Purchasing Department,通常的人员结构是这样的:

Purchasing Assistant -> Purchasing (Specialist) -> Purchasing Manager/(->Director)

或者

Assistant Buyer -> Buyer -> Senior Buyer -> Purchasing Manager/(->Director)

如果公司比较大,那么上面还有 VP(Vice President) of Supply,那么 Director/Manager 会汇报给VP。如果没有VP,则直接汇报给老板。

我们以采购助理为例,看看这个职位的主要工作内容:

Job duties include, but are not limited to:

  • Expediting to ensure on-time delivery.
  • Ensure cost-competitive pricing.
  • Assembling purchase orders to send to suppliers,
  • Reviewing inventory and placing orders as needed,
  • interacting with suppliers on a day to day basis,
  • tracking the status of orders,
  • Works with QC department on all rejected parts and vendor to receive corrected goods,
  • ensuring invoices are sent to accounts for payments,
  • producing and maintaining reports, and managing any procurement activities.

从采购助理的工作内容可以看出来,主要做的是和供应商保持联系,执行订单管理和跟踪。而采购专员 Purchsing(Sepecialist) 则在这些工作的基础上,需要熟练地进行合同管理,根据经验进行趋势预测,做详细采购报告以及最优库存销售比分析等。

在大公司中,可能会有单独的 Purchasing 和 Sourcing 部门,但小公司可能就合并到一起。某个具有采购领域经验的人可能他的头衔为 Purchasing & Sourcing Manager。


Buyer 我们常称之为买手,实质也即 Purchaser,在上面我们也提到了,Purchasing 部门中要么以 Purchasing Assistant, Purchasing Specialist 来 title 职位名称,要么以 Assistant Buyer/Junior Buyer, Buyer, Senior Buyer 来 title 职位名称。这些只是职位名称的表述偏好,本质上并没有太大区别。Buyer 的具体职能在不同的公司也可能不同,比如在有些公司有寻源(开发供应商资源)的职责,而在别的公司则没有,只聚焦订单处理。所以说,Buyer 这个职位并非只存在于 Sourcing,也并非只存在于 Purchasing,这两个部门都可以有 Buyer 的岗位。

在一些快消品(FMCG – Fast-Moving Consumer Goods)行业以及日用百货行业,买手更常见。由于新品更新速度很快,要经常采购新颖款式的产品,因此各大公司的买手会频繁出现在行业展会、综合性展会以及行业交流会上。

Buyer 主要评估价格、质量和货期,参观供应商的工厂/公司,评估供应能力以及资质,了解新的行业趋势,分析采购和销售价格方案,了解市场信息,以确定合理的价格。

Buyer 有下订单的权利。对于多个供应商,Buyer 也有权利分配各供应商的采买比例。从这点来看,Buyer 的权力还是不小的。

根据不同的行业和公司情况,大公司可能会在多个不同的产品品类布置多个不同的买手,而一些小公司的买手则可能要同时 handle 多个品类产品的采购。


Linkedin 上的采购讨论小组曾经有讨论过这样的问题,Purchasing 和 Procurement 有什么区别?

如果说 Purchasing 是“采购” 的常规表达的话,那么 Procurement 可能是更 modern 的说法,而且这个概念也扩大了不少。就像以前我们说经销商说起来很粗略,但慢慢我们换用分销商一样。Procurement 更注重战略性,是完整的现代采购整体的流程。包括采购需求分析,预算分析,市场分析,风险控制,开发、筛选和评估供应商,与供应商保持良好关系,降低交易成本,领导新产品开发团队。

如果说 Purchasing 是决定采购什么并保持供应稳定的“战术”,那么 Procurement 就是决定为什么采购这个,怎样更好地实现采购的“战略”。Procurement 不仅仅是处理采购订单和购买货物,还有合同管理,类别采购,支付账务处理和供应商关系管理。

用个简单的示意图来说,应该大体是这样:

但从我的角度来看,毕竟我不是采购,所以感觉并没有太大的区别,而且我的客户中用 Purchasing 的还是要明显多于用 Procurement 的。本质上,他们是同一个部门。在很多国外供应链管理的文章中,这两个词也经常可以互换使用。

我的感觉是在国际贸易采购中,Purchasing 更适用于buy and resell to external customers, 而 Procurement 则有些是 buy and used for internal customers。比如说购买一些生产制造所需的零件,购买一些物料等,或者大公司/集团采购,雇员很多客户也很多,那么买去除了公司员工自用之外还作为礼品、促销赠品以及供客户使用的产品。

举个例子,我有个欧洲客户,是荷兰一家 Oil & Gas 公司的采购经理,头衔是:Procurement Manager。他们集团业务很多,其中一个业务就是经营数百个加油站,他从我们这里采购一次性 PE 薄膜手套 (Disposable HDPE Gloves),供给汽车加油的顾客自助加油的时候戴上。这就是典型的 buy for internal customers.

我还有一些航空餐饮集团的采购客户也用 Procurement,买一次性PE手套和PE围裙等产品,这些都是典型的买去自己使用自己消化或者给自己的客户使用,像这样的基本上可以称之为 buy for internal customers。

关于采购相关的职位,暂时就说这么多吧!如果有哪里内容所有不妥,还请不吝指正!那是那句话:I could be wrong.

最后,分享几张职位发展路径图,关于常见的采购职位的:

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LiaoSam
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4条评论

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呃,评论有点多呢... 料网小秘书为您玩命加载中...
  1. #4
    Roy

    谢谢Sam无私分享

    2年前 (2017-08-14)回复
  2. #3

    该评论为私密评论

    3年前 (2017-04-23)回复
  3. #2

    有些东西也蛮可爱,自己独立的观点也不错。有机会多向你学些。很多时候,我被这些职称搅得晕头转向

    3年前 (2017-04-12)回复
  4. #1
    smallsven

    这个问题曾经困惑蛮久,谢谢。

    3年前 (2017-04-11)回复