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二、是你的问题，就要妥善解决

一般来说，交货期延误，会有各种各样的原因，如：

原料供给不及时，生产待料；
入料出料错误导致生产误料；
生产计划变更频繁；
包装到位不及时；
生产过程中质量把控不到位，造成返工，延时；
少量的货物无法单独生产，等后续别的订单一起生产等等。

出现了问题，总需要去解决。一味地抱怨和指责对解决问题没有任何帮助，只会让自己陷入负面的情绪。

当预期交货期要延迟时，要及时告知客户，不要等到交货期到的时候或者已经过了交货期再说，早说和晚说效果肯定是不一样的。

因为有时候也不是最终客户，他也要和他的客户去沟通。等到交货期到的时候你才发一封邮件告诉客户要延迟交货，客户能不恼火？

对于工厂也是一样，如果要到交货期时才通知你货要迟写天交货，你也会很郁闷，怎么早不说？让我怎么跟客户解释？

既然交货期已经延误了，那么该怎么跟客户解释呢？总结以下常见的十四条推交期的理由：

原材料供应紧张，送料晚了
包装厂太忙，材料延误
夏季限电，错峰用电
当地工业用电线路系统升级，停电了
商检耽误了时间
机器坏了，机器维护，更换新机器
模具坏了，更换新模具
节假日来到
夏季车间的空调坏了，气温太高，为了工人的安全，暂时停工维修
QC 发现包装印刷上的条码有错误，重做包装
物流公司送货路上车坏了
港口大雾（CIF 下）
厂区重建，搬迁
工人嫌工价低，在罢工，无奈停工

这些五花八门的理由，或者说借口，都快成为外贸行业的行话，很多朋友屡试不爽，多次对不同客户使用。需知只要有几年采购经验的买家，会碰到 N 多次“停电”，“机器坏了”，“节假日”…… 也让客户很无语。

其实每个公司在不同时期都有特定的情况发生，或者受行业特点限制。比如：某种产品包装需要手工折叠而且是单只包装等。针对各种情况，理由一定要考虑充分，让人信服，而且要让客户知道你做了很多努力。客户即使生气无奈，也还是可以谅解的。说词可以有很多，但要真诚。却也不能过于谦卑，过多的 sorry 会给人很厌倦的感觉，因为客户主要关心的是你的办事效率，而不是抱歉。

那么到底怎么去选择合理的措辞呢？
我认为，当你对产品足够熟悉，对生产流程、工艺、产量等深谙于心的时候，你给客户的邮件内容就会显得很饱满，素材也更多，理由也会很充分，可信度也会高很多。总的来讲，就是看你对产品是否足够了解？

各个行业各个产品的生产流程和工艺都不尽相同，你大可以找一些更专业更具体一些的技术问题或者工艺问题，甚至某一环节设备的零部件问题来解释，一方面避开这些常见的理由，降低一些客户的反感，另一方面你说的问题客户可能会有些吃不透，一来二去客户也有点懵，只求你尽快能解决问题尽快发货。

多去思考一下你可以总结一下能提出哪些说辞，不要出现问题的时候简单地用一些套话，这样久而久之客户的信任度会大幅降低。

另外，有些时候，交货期严重延误，有些甚至拖延一两个月，怎么去跟客户解释？？

这种事情有点离谱，碰到这种情况我估计很多业务员头都大了，一边绞尽脑汁编各种理由赔礼道歉，一边求爷爷告奶奶催工厂交货就差给跪了。
有些理由，一定要想好，例如机器坏了，物流送货车子路上坏了等等，总不能坏一两个月吧？一些经不起推敲的理由，说了反而起很大的反作用。

曾经有一段时间，工厂未提前通知我，开始升级改造生产线。在手的两个客户的订单交期都要延误 20 天。无奈之下，我只有这么跟客户解释：

1）最近订单太多，生产紧张，我们延长了晚班的工作时间。结果有工人到当地劳动局投诉了我们，现在没有办法只能停止夜班接受当地部门的调查。预计很多订单的交期会受到影响。
等调查过后，我们会想一切办法赶货。但是交期可能会延误一个月，如果您要货比较急，我们可以先赶一批货发过去，希望理解！

2）最近订单太多，生产紧张，我们给工人加了晚班。由于疲劳作业，有个工人受了工伤，当地的劳动部门介入调查，我们没有办法只能先暂停生产并配合调查。预计很多订单的交期会受到影响。
等调查过后，我们会想一切办法赶货。但是交期可能会延误一个月，如果您要货比较急，我们可以先发一批货发过去，希望理解！

有时候你说实话反而得到的不是他们的理解，而是客户更大的担心和误会。合理的谎言该说的就要说，不该说的就换种说法，no cheating, no trading.  这并不是简单地认为是一种说谎，只是一种沟通的技巧。

最终这两个客户虽然都无奈地接受了交期，但是中途没有再频繁催货，也没有要求分批发货。最后，原定交货期过后的第 20 天我们完成了生产把货发了。

这里要说明的是：工厂如果答复你 20 天后能交货，你就告诉客户 30 天，反正都是延迟了。如果他不同意，再说一定想办法，加班赶进度。然后过个两天告诉他可以提前 5 天，这样客户会很高兴，还会感谢你们的努力。

注意：在给客户写交期要延迟的邮件时，最好第一句话就要开门见山，不要绕了大弯子最后才说要延迟交货，中国人和老外的思维很多时候是逆向的。你觉得是委婉，老外觉得是 so much craps.

你可以这样开头：We are sorry to inform you that we are not able to finish them until Aug 20th.(新的交货期), we apologize for this inconvenience caused by this.

你不能只告诉客户，交货期赶不上，有的客户不喜欢模糊的时间，他会反过来问你 what’s the exact time??

因此，给客户写邮件时，有几个方面是要特别注意的：

1、要求工厂给一个确切的交期，这个日期一定要达到。否则达不到下次还要再解释。没完没了的解释只会让客户对供应商的印象越来越差。
2、向客人道歉因为交期推迟给客户所造成的麻烦。
3、接着解释一下原因，但注意不要长篇大论。
4、向客户表明很珍惜双方的合作关系，希望没有对合作关系造成影响，今后将尽全力避免类似事件发生。

写完信，最好站在对方角度看一下这个信件，看信件是否让人感到不那么干涩、冰冷、生硬？

注意：客户没有明确的确认，在谈好之前记住：先不要轻易发货，一旦发了货可能会存在较大的风险。

如果最终客户同意了延迟发货，那么你可以稍微松一口气。然后工厂赶货过程中，你尽力的催生产就好了，心里也不要急，千万不要急坏了身子，心态放稳，淡定一些。

但是不要搞定了客户之后就自我解脱了。千万注意要控制生产！亲身经历告诉我，越急越容易犯错！
尤其是工厂，一定要提醒工厂注意。货在生产中，经常去看看。否则最后客户收到货有问题，会对你更加失望。

处理交货延期的原则永远是：不逃避，不推脱责任，积极沟通，选择恰当符合逻辑的解释，尽量提出补救方案，表现诚意，不要放松质量关。

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三、避免问题再次出现交货延迟的必要对策

1）报价时候就应该有个弹性的时间算进去，给自己一些余量来应对突发的问题。

2）总结工厂的生产习惯，确定正常的交货期限，如果和工厂关系不错，可以给工厂提些提高管理方面的意见或建议。找理由不如找原因。

3）选择供应商很重要。不要找那些盛气凌人的大工厂，找个中等或者小规模（有扶持价值的），质量 OK，配合度高，管理不松懈的。
让工厂给出订单生产开始日期，每天常规的产量，预计结束日期。有些工厂如果你就是他的主要客户，那你甚至可以让他们做个表格，隔几天就给你发生产进度表，可以更清楚地掌握生产情况。

4) 经常拖交期的供应商会间接降低你企业在买家心中的形象，因此建议定期对供应商进行评估。

5）要经常和供应商沟通，了解供应商的近期订单和生产情况。

在工厂困难的时候，比如淡季时，有些订单宁愿自己利润低一些也要坚决接下来，只是少赚一点，但却有可能帮工厂度过难关，甚至救工厂一命。这样在旺季的时候，工厂也会尽最大努力帮你。反之工厂忙的时候不会理你。

6）不要完全相信工厂的话，有时候工厂会迫于压力告诉你货已经做了。如果距离近的话可以经常到工厂去看看他们的生产情况和进度。如果远的话，可以让工厂让他们拍几张照片来看看，不要说你要看，而是客户要看。

7）有些对交货期要求比较高的订单，告诉工厂客户做的是信用证订单，交期延误范围不能超过 5 天，否则延误船期，出货会有风险。平时不要“板凳功力”太深，经常跑跑工厂和车间，验验货。
有些事情你持续跟，持续做，要求高一些，时间长了，工厂也就理所当然的提高了交货期意识和配合度。

8）大订单的交期一定要跟客户多争取一些宽裕的时间。

工厂不是怕做大订单，而是怕大订单来的没有稳定性和周期性，比如正忙得不可开交的时候来个大订单。如果你的客户持续有稳定的订单，工厂当然是非常乐意配合的。
像这种下大订单的客户，尽量和客户多交流，了解客户的下单周期。了解客户的下单周期，工厂就能在生产计划安排上有余量，这样你就会轻松很多。

9）如果你们是外贸公司，平时开发客户的同时，也注意多开发供应商。

对外贸公司而言，有时候多招一个细致认真能力强的采购比多招一个业务员更加有投入价值。

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定位还算好，就是 google 方法欠缺很单一，望多指点。

学习了

兄台开始在福步开贴了 期待更多佳作  更多分享

谢谢分享！

谢谢料神前辈精彩分享。

做外贸成功的人有哪些特点：
第一、坚持不懈
第二、合理规划，条理清晰，做事情、思考问题的逻辑性特别好
第三、爱好广泛
第四、和第一差不多吧，刻苦努力。

这是作为一个新人，我观察到的。分享是一个好习惯，乐于分享的人一定也是心胸开阔的人。
好帖子，继续学习中。

 

我正好碰到一个索赔的，处理起来还真是有写棘手，可能我有些地方也不是很到位，

能否帮忙指点一下？
情况是这样的 订单客人是年前下的 工厂的货也是过年前到的，过年回来后因为要等其他的货所以最后发货是 3 月份 到客户那边用的时候已经是 5 月初了
之前客户只提出说这批的货质量不怎么好 没有提出具体有多少不好 或者索赔额 所以当时只给工厂提醒了一下这个问题
可是前天客人发邮件过来说 差不多有 50%的货物不能用 表面涂料的颜色太浅了都可以看到底板颜色
程序呢 跟您差不多 先跟客户表示了歉意并请他发图片过来
收到图片后 联系工厂，工厂一口否决 并表示我们货么不多 老是这里麻烦 那里投诉的 再这么做的话 我们要涨价了（潜台词就是 我们不做了）

这里说明一下 跟这个工厂订的货 价值不大 而且一年就下 3-4 个订单，金额不超过 2W 人民币，前段时间开发新客户麻烦他们打了个样品（不过要重新调颜色打样的那种，是有些麻烦）
不过我们在他们这边投的模具费用有 8000 多，而且都付清了，如果要换工厂，模具拿不回来 还要重新付模具费，真的很被动
万般委屈后 跟工厂说：如果您觉得客人不讲理的话，可以让客户把不良品寄回来，不过运费要您承担！
工厂：哦 ， 算了 ，算了 你们这么难弄的 这次算我们倒霉吧

听到这个话真心觉得失败

一年开发 14 个客户， 我用谷歌搜索，有客户， 但是最后都没成交，目前起码在这个公司没成交过， 这是个什么情况呀
楼主什么时候可以说说一些 google 开发客户的问题啊， 将会感激不尽啊

Very good！

 

发货前有没有看大货样？有没有和留存的标准样进行比对？有些事情虽然是小事，但是疏于去做可能会导致很糟糕的后果。（当然你的金额不多）

一些问题货没出之前可能都好解决，出了货之后面对的就不是几百几千的索赔，而经常是百分之几十的金额比例索赔。我最高的一次索赔，12W USD 美金的货，客户找我索赔 30%。将近二十万 RMB。

你对产品是否有足够多的了解？按道理说，如果你对产品了解，比如这个表面涂层的问题，你应该了解表面涂层的材料分为几种？用什么材料和多厚不会太透影响美观？
或者说对供应商比较熟悉的话，应该知道这个产品或者这个供应商容易出现一些什么问题？比如这家哪些地方质量做的不好，印刷颜色经常调的不对；这家纸箱材质用的很差，货送到港口仓库总是箱子变形厉害；这家供应商经常拖延交期等等。。

可能我说的太宽泛了，因为我不是你们行业所以不太了解。像这样的问题，如果你自己变得专业起来，对工厂有明确的要求并且明确强调，工厂应该有可能避免这个问题。

对于工厂的反应，不出意外。因为量小，并且总是要麻烦工厂，还时不时有投诉的话，工厂也不愿意搭理，这也是很正常的。虽然你的货值不高，但是我建议你私下在找找其他的工厂。
我们公司是特地招了有经验的采购员在专门负责供应商开发和管理。这么多年的经验告诉我，永远有更合适的供应商，只是看你是否有时间有精力去找。

没找到更好的工厂之前不要轻举妄动。
等找到更合适的工厂之后，你可以去工厂和工厂的负责人谈一次。不要说是你们公司要这个模具，而是告诉工厂客户要这个模具，模具费也是客户出的，工厂没有理由拒绝。

混过阿里论坛的都会比较熟悉。。

正在等待