外贸邮件普遍存在的问题:缺少表达欲

料神Sam2022-07-24FreeTalk,外贸3790 次访问1 评论

外贸邮件写作

最近忙里抽空看了公司之前新业务员的邮件,有点不太满意,一个可能是经验上少了些,第二可能说得直白点,还没“开窍”。

有些邮件你看着好像基本点都说了,但总觉得差了些意思。到底是什么呢?后来我发现,差的是表达欲和节奏感。

表达欲是什么呢?我们跟陌生的客户一开始的沟通,都是通过邮件。我们老祖宗有句古话叫人如其文,客户对你的第一印象往往也是从邮件中感知到的。

  • 比如你的邮件写作风格,是古板还是干练?
  • 你考虑问题是逻辑严密还是有点乱,甚至颠三倒四?
  • 你考虑问题是周到细致还是马虎粗心,事前想不到,事后一封封邮件追问?
  • 你英语水平如何?是中国式英语时态混乱表达磕磕绊绊,还是用词流畅地道?
  • 你的邮件里有没有花心思设计过任何个人特征容易记忆的点,还是沦为内容机械口水化的无营养邮件?
  • 碰到重要问题你是会不惜花费大量篇幅把问题说清楚,还是即使解释也不说得很详细始终要保持简洁?

很多细节会让客人在一封封邮件里对你产生一个越来越具体的形象。这个形象好还是坏,其实很多时候完全从邮件和电话的沟通里可以塑造起来。

但正是平时这些容易建立信任感和好感的机会,业务员们全当应付一下写邮件,没有任何表达欲望,这是最让人头疼的。

另外现在的很多新业务员,写邮件直来直去,好像多打一句话都是累,完全不懂得必要的礼貌和寒暄。这不禁让人感叹:95 后的外贸业务员是怎么了?缺乏职业化素养,也不够有拼劲和韧性。

而好的业务员则会为了写好一封邮件多思考 5-10 分钟去构思,去想如何更好更清楚地表达。

比如说,因为一个问题,业务员想要解释清楚。客户是德国人,德国人做事比较刻板严谨。所以业务员打算宁愿花费大量篇幅也要把问题说清楚。

于是这么开头:

Dear Meyer,

First of all, I would like to apologize for having written a long email to you as following, which will cost you some time to read, sorry!

With reference to the problem of packaging, we have some ideas and specific solutions to discuss with you, we listed them in this email.

Each topic was marked with underline and I suggest you print it out when you’re going to read so that it will be much easier for catching the content.

......

从这样的邮件中,你可以感觉出来销售照顾到了礼节、适当为对方考虑,以及明知道会很长也要花很大篇幅写出来的韧劲(当然,我并不鼓励写很长的邮件,只在必要的时候)

起码,你能感受到业务员有想表达清楚到位的欲望。

缺少表达欲的背后,真正的原因是现在的外贸业务员工作没有那么用心,没有重视每一封邮件会带给客户什么样的感受。

还有就是节奏感。明明前面沟通的都还好,中间就好像没什么话好说了。说明抓不住节奏,该推进时就推进啊,倾听和提问在前期确认需求和收集信息时会频繁用到,到达沟通的中期,就需要适时地大胆地往成交推进。

比如大胆地问客户,Is there anything else you need to know?
Is everything clear now?
Can we move forwards – such as talk about samples or your purchase plan?

报过价的客户,跟进其实很容易跟进,只要自己实现准备好跟进的不同内容的邮件(当然你说是 Mail Group 也行,实质都一样),拿来用发给客户即可,辅助电话联系。

在我看来,这些人之所以不会跟进客户,很多时候都是被自己潜意识中筑起的一道墙阻挡了起来。前面我曾经说过,人可以跨越自然的障碍和鸿沟,却经常跨不过自己所编织的无谓的思想和心理障碍。自己做事不得章法,并且浅尝辄止,这怎么可能解决得了问题?

你应该设置一套跟进的邮件策略,比如按照不同的跟进角度预先写好 5-6 封跟进邮件的内容。然后碰到不回复的客户,结合你对客户背景的分析调研,直接或适当地修改跟进邮件的内容,并发出去(Email #1)。间隔 X 天之后,如果客户还没回复,发出邮件跟进策略中的第 2 封邮件(Email #2)。以此类推,至少设置 4 封不同内容的跟进邮件。可以根据预设的时间间隔,到时间就发送对应的邮件。

当别人还在纠结之前发了几封邮件客户没有回复的时候,你已经按照邮件跟进策略的机制发了若干邮件出去,而且并不纠结。因为你知道,一定会有效果的。别人叹息和抱怨时,你在坚持测试你的跟进机制以及完善你的邮件内容,有针对性地进行跟进。

在这一点上,小翼 CRM 支持自定义邮件跟进策略,可以帮助你对多个潜在客户进行同时跟进管理。我们现在外贸业务也主要在用小翼 CRM 管理,很多跟进邮件的版本都写在了 CRM 里,并且通过分类进行管理,在给客户写邮件或回复邮件时,可以直接一键插入内容。

如今的社会商业活动中,写作已经是一项基本的技能。写作也是塑造专业形象、建立信誉,以及拉进人与人之间关系的众多方法中,成本最低的方式。有智慧地组织内容,认真地写外贸邮件,在这过程中你可以慢慢向别人介绍公司和产品,展示自己的专业度和个人特质。不要把写邮件当成一种程序化的任务,当成一个重复枯燥的工作,不假思索快速潦草地完成。邮件沟通写作这些都是基本功,基本功都不重视,碰到机会你也抓不住。

我过去曾经说过:我们现在一谈到外贸就谈技巧、谈套路,谈一些高大上的东西。然而很多时候,砸死客户的不是技巧这块石头,而是我们自己的不上心。把基础性工作做好,这才是最务实,也是让你进阶专业销售的最有效的一种方式。

作为一个销售人员,如果因为自己有几个老客户订单不断而自满得意,在与客户的沟通上逐渐开始失去应该有的表达欲,失去忧患意识和积极性,那么迟早会吃到苦果。

要知道,老客户并不是永久的,也是会因为各种原因而逐渐流失的。新的供应商介入、质量投诉甚至是一次大的汇率波动,可能老客户就暂停合作或进口了。大厦将倾,独木难扶。一切从改变自身开始,让自己变得更强更好,才是我们立足的根本。

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    3周前 (11-03)回复