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外贸开发信是否应该带附件?

LiaoSam2021-10-22外贸1351 次访问7 评论

外贸开发信 Mail Group 该不该带附件?

外贸开发信,俗称 Cold Outreach Email,一直是外贸行业长久不衰的话题之一,各种内容形式大家都屡见不鲜。

今天碰到一个学员问我这样的问题:

我有个问题,如果写开发信 mail group #1 不插入附件 ,mail group #2 插入附件,那么这两份邮件进入垃圾箱的机率,和 mail group #1 直接插入附件的机率是一样的吗?

其实我问题的关键点是附件是不是得客户回了你邮件之后才能插入附件,还是说只是第一封邮件不能插入?

关于 Mail Group 是否会被识别成垃圾邮件

Mail Group 这个概念,并不是什么新鲜的方法,本质上说跟我们常用的分多封内容不同的邮件来多方位展示自己是一样的。

有很多好的方法虽然我们也一直在用,但如果不进行取名及概念化,很不方便传播,比如我之前写过的 Running deposit 就是这个道理。你要说明白这个机制可能需要说好几句,但如果有这么个概念化的词,则很好记忆和理解。

而国外在 Email Marketing 方面也早已广泛应用类似原理,根据不同的时间间隔(或第一封邮件的行为触发条件),发送早已设置好的后续一组不同内容模板的邮件。跟 Mail Group 相比,主要的区别就在于一个是非许可邮件,另一个是许可邮件(用户同意接收/主动订阅来自你的邮件)。后者相对于 Mail Group,虽然缺乏主动性,但由于可以预先进行时间间隔、邮件内容及触发条件的设置并自动发送,提高了许可邮件营销的效率。

我并不是专业的邮件服务技术人员,但曾经也自己搭建过独立的邮件服务器,以及接触过国外的 Sendgrid,Mailgun,Sendinblue 等多个专业邮件服务商,所以只能把我知道的大概情况说说看。

第一封开发信邮件过去,进不进垃圾邮件箱,有很多因素,比如:

  • 发件服务器的 IP 信誉度(IP过滤),
  • 邮件内容(贝叶斯算法)
  • Spam Trigger Words(关键词识别,例如“免费free”),
  • SPF、DKIM 和 DMARC 解析检查(DNS反查 — 在收到邮件时对发件人的地址的真实性进行核查,防止DNS欺骗)
  • 邮件内链接 URL 地址(意图分析技术 — 是否为恶意或危险网站地址)
  • 图片数量、文件大小以及文字与图片比率

上面这些因素里,最后一个“图片数量、文件大小以及文字与图片比率”需要稍微解释一下:

由于反垃圾邮件机制会对内容和关键词做特征识别,所以聪明的 Spammers 会在邮件正文中避免垃圾邮件触发词,而把这些词放到图片上。因此为了打击此类 Spamming 行为,反垃圾邮件机制考量文字与图片比率。

对于开发信含有图片,有些邮件服务器还会更进一步地位置为:收到陌生联系人的邮件中,如果含有图片则默认不加载图片,需要用户确认点击加载时再加载。

关于使用含图片的开发信

所以,关于使用图片的开发信,以下是一些提示:

向陌生收件人发信时,纯文字邮件仍然比带有图片的邮件有优势;
保持文字和图像占比文字大于图像,避免大篇幅以图说话;
避免只使用图片的电子邮件;
邮件服务器也不喜欢邮件里有过多的链接;
在嵌入图像时,使用替代文本 alt 填入图片内容(在 html 代码视图中编辑);
开发信如果要放图片,最好只放一张图片,且放入正文中,尺寸不能太大,最好把你要展示的产品在一张图片上进行聚合展示;
不要总是一直发文本开发信,也不要总是一直发正文带图片的开发信,最好有些自然的变化;

以上的内容如果简单地概括,即:对方的反垃圾机制会基于一套评分机制评分。如果对于你的开发信的评分在中性范围及以上,那么就不进垃圾邮件箱。

OK,回到我们外贸开发信 Mail Group 的场景。先讲一下结论,再解释原因。

这两种情况的概率还是不一样的。group #2 带附件会不会进垃圾邮件箱,很大一部分取决于对方对你 group #1 邮件的行为反应。
最安全是客户回复了你邮件之后,你再给客户的邮件放附件就没问题。

简单讲的话大概的过程是:客户如果查看了你的第一封邮件,并且没有点删除,那么就打1分。如果多次查看,就打2分。如果回复你邮件,那么直接就改成3分,并且有些邮件服务会在邮件地址簿同时记录你的邮箱地址。如果客户觉得你的邮件特别重要,不想错收到垃圾邮件里,那么会设置成白名单,永远都能顺利收到。

如果客户查看了你的第一封邮件并且点了删除,那么就打-1分。如果客户看都没看就直接删除,就打-2分。如果客户把你的邮件标记为垃圾邮件,就打-3分。如果客户把你的邮件地址设为黑名单,那就永远拒收你的邮件。

这就是大概的机制。后面你发的所有邮件,都基于客户对你之前邮件的行为和反应,客户那边邮件服务器的反垃圾邮件机制会进行用户的行为评分,这些评分会直接影响你的电子邮件账户的域名信誉度。

如果您的电子邮件经常被收件人标记为垃圾邮件,你的域名声誉也将会变差。基于此,邮件服务提供商可能会自动把来自你的邮件收进垃圾邮件。如果你经常群发垃圾邮件,那么也将影响到你这边邮件服务器 IP 的信誉度,从而导致有些对方邮件服务器直接拒收来自你邮件服务器的邮件递送。

所以正规的邮件服务商都是不允许群发也不提供群发服务的,提供群发服务的都是一些小型的网络服务类公司,自己搭建的独立服务器去群发,动态地从 IP 池里选择 IP 发送,发废了重新再换。

过去自建邮件服务器的尝试

自己搭建邮件服务器虽然自由,但对技术要求较高,前期做好域名反向解析 (Reverse DNS),SPF / DKIM / DMARC 这些解析,包括邮件 Sender (SMTP service) 程序的设置,以及管理程序(配置和管理电子邮件列表、邮件模板和营销活动、监控和分析结果、管理 Sender 服务器等)。服务器要做 IP warm up 预热,随时监控反垃圾邮件组织黑名单等等。

我曾经先后在 VPS 上搭建过一套 Postfix + Dovecot 的邮件发送系统,后来又搭建过一套 Postal (Sender SMTP) + Mautic (Management) 的 Email 营销系统。后一套系统折腾了半个月,技术上的测试OK,但最后还是弃用了。主要原因是,折腾好了以后才发现这套系统只适合去群发邮件,而我们的外贸业务员已经习惯了一对一的去发开发信,不可能去群发模板邮件,所以这套系统还不如 Postfix + Dovecot 可以一封封发。

不过,自己搭建邮件服务器,最让人无奈的一点是:即使你已经弄懂整套基本流程,已经设置得很完善,测试发送分数也已经非常完美(10/10),但结果是:该进垃圾邮件箱的邮件还是照样进垃圾邮件箱,自己搭建的服务器邮件到达率和邮件评分总还是不如专业的邮件递送服务商。(偶尔还会碰到理解不了的技术问题或黑客漏洞攻击)

但如果你非要群发或者就是喜欢群发,那 Postal + Mautic 搭配还真适合。懂技术的可以自建,或者找一些市面上的邮件群发的服务商也行。

说远了,还是回到主题。

结论和建议

所以为了安全起见,第一份开发信邮件最好别带附件,带附件的陌生邮件最容易让反垃圾邮件起疑。

另外一个原因,现在伪装成贸易客户的钓鱼木马类的邮件太多了,邮件伪装方式和内容的设计也在改进,一不小心就很容易中招,特别是外贸新手。一封陌生的联系人发来的带附件的邮件,即使内容是正常的开发信,很多谨慎的客户也并不敢冒邮箱被黑的风险随便点击下载查看。

因此,我认为要正确使用 MailGroup 的前提是:客户回复了你的第一封邮件,这时候你可以适当地咬住客户,打一套组合推广拳。而不是对所有刚发开发信的每个销售线索客户都去发一轮 Mail Group,那就真变成邮件骚扰了,而且也只是对空气打了套寂寞的组合拳。

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LiaoSam
LiaoSam
识不足则多虑,威不足则多怒,信不足则多言。

7条评论

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  1. #0
    Shane

    如果客户不回复第一封邮件呢?

    6天前回复
  2. #0
    BFT

    早看到这篇文章就不走弯路了。按照别人分享的 Mail Group 版开发信,第一封邮件带的附件去发的。发了上百封,也没回复。

    3周前 (11-06)回复
    • LiaoSam
      Liaosam,外贸综合症患者。
      @BFT 关于开发信历来有各种看法和讨论,我是感觉有时候还不如直接 Cold Call。
      3周前 (11-06)回复
      • 小璞叔叔

        @Liaosam 关于开发信的总结,我自己有个不太成熟的想法: 借用《猛龙过江》中餐馆后院打斗场景的两句台词:1)小龙问路。2)大龙摆尾。 先小龙问路,就是开发信尝试联系一下客人。 如果没回复呢,过不多久再Cold Call联系。 取得联系之后,可以发Mail Group去展示自身优势。 也可以直接根据积累的市场OR行业经验,来跟客人探讨需求的问题。 简单来说呢,就是投其所好(带我入行的前辈说过“让客户说话”。跟Sam《倾听》那篇文章有异曲同工之妙),步步为营。 最后想多说几句,有些业务员心态不对,急躁了。 上来就想要大项目,做业务还是要务实的。 不积跬步无以至千里,共勉!:)

        3周前 (11-06)回复
  3. #0
    小璞叔叔

    终于有见到Sam的更新啦 :mrgreen: 前两天还在学员群里看到同学们在聊开发信应不应该带附件。 然后感觉有些老业务员的思路还停留在很久以前的时候,挺惋惜的

    4周前 (11-01)回复
    • LiaoSam
      Liaosam,外贸综合症患者。
      @小璞叔叔 忙里抽空更新一下。你今年怎么样?工作还好吗?
      3周前 (11-06)回复
      • 小璞叔叔

        @Liaosam 中间有半年都没什么订单,心里挺慌的,好在一直在坚持开发客户,最近有了几个订单,感觉又有信心和底气了。除了订单之外,更重要的是和供应商的有了更深入了合作。有了志同道合的供应商,然后接下来就可以开发更多优质的客户啦。 :wink:

        3周前 (11-06)回复
料网