与客户面谈需要准备些什么?

2016-06-01发布在 外贸11024 次访问

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应料网朋友要求,此篇我们来谈谈与客户会面需要做哪些事。在外贸公司跟客户见面的机会大致分为几类:1.客户来访;2.第三方地点见面(参加展会或者是客户出差地);3.主动拜访客户.

                          客户来访                         

一.首次来访

一般客户的首次来访会发生在第一次实际订单之前,客人需要确认公司及工厂实力,如果跟客人一开始就开诚布公,说明有外发工厂的话,客人也许还需要去外发工厂看一看情况。尤其像日本客户严谨到上游材料供应商的资质都要查探清楚才放心交单的。

如果一开始跟客人说所有产品均自己生产的话,就必须注意推荐产品的种类和加工工艺,尤其是那些产品线很杂的公司,小编不建议业务在跟新客人介绍公司产品的时候一口咬定都是自有工厂的产品,把外发和外采的均说成自己的。那样在后期客户来访,第三方验厂的时候都会很麻烦。

其实除了自有优势产品,很多配货,客户是不会深究是不是你自己的产品线,只要你能保证其该有的质量交期等就好了。这里小编需要重申的是:千万别把客户当傻子,客户选择相信并不是傻,而是没必要纠缠小问题。但是如果想让客户成为你的忠实拥揼,请不要欺骗他。小编说的不要欺骗并不是说你连底线都给客户看,合理的规避问题是可以的。

商场本是尔虞我诈,客户既是你的朋友也是你的对手,需要你的尊重,所以别耍小聪明,那些连中国人都搞不清的政策制度是你拿来编谎言的最佳素材,但是只要业界都懂的东西就不要随便说谎,客户能够得知你说谎的途径很多。怎么“骗”很重要,以后可以详细说说。话题扯远了,先回到我们今天的主题。

那么对于首次来访的客户,跟客户确认行程及目的就是我们要做的第一步。

1.确认客户大概行程安排和目的。

很多人会问,为什么要确认客户的行程目的,知道他什么时候到公司来,是不是验厂不就可以了吗?客户一次出国也不容易,他可能有多家工厂要跑,有些可能去合作工厂检验下货物,看下现状,亦或是增进感情;有些可能全部安排考察新工厂,如果恰巧都是同行业工厂,客户做最终考察来确认选择哪个供应商,那么你弄清楚客户整个行程就很有必要了,最好详细到客户去的是那些工厂。

弄清楚这些也是有技巧的,常常客户也会做些保留不可能全部告诉你,那么小编之前所说的平时业务闲时收集业内标杆企业的目的就在这里了,你可以大致判断出某个地方有哪些同行业竞争对手,对比他们你有什么优势,有什么需要弱化的劣势,提前做做准备,万一客户来访的时候问到这类问题,你就能有备无患。

这里说确认的大概行程是因为这个阶段的行程安排只是预计划,不能定论,由于客户自身对各工厂单位的不了解,去一个公司需要花费多长时间并不清楚,这里只需要问清楚客人会安排多少时间,想到你们公司了解多少东西就行了,接下来就是下一步工作。

2.与客户确认预定行程安排时间表。

这步是根据客人大概的行程和想要了解的东西为客人制定一个预定行程表,包括推荐飞机航班,接送时间,参观路线及参观所需要的时间,还有推荐几个宾馆给客户。有很多人会忽略这个细节,觉得至多告诉客人在自己公司需要花费多少时间就好了,至于飞机航班什么的,客户要求怎么做就怎么做,没要求的话让客户自己定就好,客户定下来我们安排人接送不就好了。

但是有的公司办公和工厂不在一块,城市交通有高平峰之分,宾馆与工厂和机场,火车站相距多少,客户都不可能知道很详细的。如果这些小细节没注意到,客户定的时间太仓促,你想给客人看的优势客户没看到,将是你最大的损失。况且,周全的考虑和严谨到分秒的安排,在客户还没有到你公司之前你就给客户一个非常好的印象分了。什么是差别服务?什么是服务附加值?这就是!

给客户推荐的航班时效性舒适性都需要考虑,宾馆一定要接送机方便,到工厂公司的路也要畅通好走。有些有条件的公司会有公关组负责这些事情,但是对于条件一般般的公司,业务员还是自己多担待些。路线行程安排,参观工厂需要多少时间,路上要花费多少时间,会谈能安排多少时间,把这些信息归类总结给客户,说不定客户会在你那多留些时日,你的胜算也就多了很多。

当然这步可能需要时日和多封来往邮件和电话,细节繁多,不可能一下子就确认好的,要根据客户需求做些修改也是正常的,别认为你做出来的都是最好方案,客户必须接受。记住这是服务,不是强买强卖。

3.确认参观详细内容和细节,准备会议提案。

这是业务自己需要准备的东西,会谈不一定能用到,但是必须准备。对于初次访问的客户,你想让他知道什么,你想跟他谈些什么?

之前涉及到的一些价格条款,付款方式有没有分歧的地方可以面谈的时候解决,或者需要在面谈中避开?

会议过程需不需要同事或者领导的帮助,比如产品经理,采购经理;有没有除去谈及的产品之外,你想推荐给客户的新品。这里列个清单,

♦时间安排表
—-3份,一份自己保留,一份给工厂接待人员,一份给公司接送人员。三份时间一致就好,部分内容工厂和公司接待人员不需要知道的都删掉。在最终确认之后交给他们。

♦会谈内容提要

—-需要对客人提出的问题做个预判,然后准备自己想跟客人谈的问题

♦样品及报价单
—-这个我就不用说了,提前安排好,不要随便一把抓,按照客人的需求推荐相关的样品,东西多了没重点,会谈的宝贵时间就白费了。有很多经验谈说不要在面谈的时候报价,但是如果客户问及某个产品,你是不是就能不报价了。大致的价格还是要报的,如果你平时报10%,这时候报个12%到13%,客户如果真想订购的时候,把价格降下来就好了,这里客户也只是大致了解下,再说汇率变动,数量多少,运费趋势都是很好的借口。

♦需要协助人员名单及需要帮助的内容。
—-需要提前打招呼,让他们能够安排好各自的工作时间,有些要说的内容提前说好,该说的说,不该说的千万别说。

♦公车使用计划
—-避免公车被调用,无车可用那就尴尬了。

♦准备些酒店美食英语小册子,还有些笑话,本地的历史典故,发展历程资料
—-不要小看这些,做个健谈的业务,别让客人在路上和吃饭的时候冷场。对了,不建议总拿私人的话题来谈,什么你有几个老婆几个孩子之类的,千万别说,碰到注重隐私的人,你就死翘翘了,客人主动提及的时候再谈也不迟,反正小编不喜欢把私事拿来跟客人分享。
—-另要是有人问,要不要准备公司的资料?小编会有冲动拖你出去突突五分钟!什么叫做知己知彼?连自己公司的资料都不晓得的还做什么业务?

♦准备接洽的辅助用品
—-给客户的见面礼,接待客户的饮料小食品,不要说好麻烦,细节决定成败。费用不在高,有心则灵。

4.跟客人做最终确认

在客人临行前跟客人再次确认最终时间。以免客人临时行程有变,确认备用联系方式。小编就有跟客人确认好联系手机号后,结果客人的手机死打打不进,只能他联系小编,急哭)

5.准备你自己的样品室,搞好卫生

为什么要准备自己的样品室?不是公司有样品室吗?室还是那个室,样品并不是那些样品,将你想给客人看到的样品摆在显眼的位置,摆的要漂亮,不想给客人看到的样品挪挪地,收柜子里。那些有客人LOGO的样品一律收起来。很多公司非常喜欢把有客人logo的产品摆出来,以示自己的实力,但是这是商业禁忌。

涉及到产权隐私,商业机密的都不是小事,这将直接关系到客户日后是否会将他自己开发的产品拿来给你做,或者跟你合作新品的决定。至于要整包装展示的商品,设计一套公司自己的包装,所有陈列品均用自有的包装。不要因为没人做所以不管,自己学点画图软件其实很简单。【有没有要学的啊?小编可以教哦~~】

有人会问,那我很想展示自己的实力给客人看怎么办?置面客户墙呗,把公司到访的客户,公司去拜访客户的照片裱装起来,贴上他们的签名,为什么是贴,而不是签呢?那是因为照片不是当场洗出来的,签名怎么来?设置本签名簿啊,把签名那块剪下来贴到照片上不就好了。

闲暇不谈生意的时候,还能跟客户聊聊这些客户来访,或者拜访客户发生的趣事,多好。有艺术细胞的可以用大小不一样的框,摆出文艺范设计感,没有的,直接同等大小的按序排列都可以。

至于搞好卫生,其实以小编的脾气,这条很不想写,毕竟嘛,生产卫生秩序这些是平时生产时就是要做好的。但是可惜国内大多数工厂都没这个意识,每每的走些形式主义,胳膊拗不过大腿,提前做准备吧。

6.接待客户

以上都准备好了,就按部就班进行,因为你该考虑的都考虑到了,该准备的也准备到了,这里其实就没什么需要太多赘述的了。

记住一点,参观工厂别带客人去包装车间和仓库,即使要看,也走参观通道,道理同5.。

另外如果有外发工厂需要参观,或者又不想让客人知道这个工厂是别人家的,也简单。提前多跑几次工厂,跟着老板技工把所有生产线都走一边,熟悉下工人的面孔,能记住几个名字最好。

跟技工把生产技术的一些知识问清楚,自己研究下机械部件和原理。回头客人参观的时候,自己带到工厂转,让工厂的人员一律闪边。遇到实在自己回答不出的技术性问题,叫技工过来一下,反正也都认识了,表现的更熟络一些。演戏嘛就要背好剧本,带入情景。

不过这是万不得已玩的手段,别随处都用,工厂产品单一专业的可以说是投资办厂,如果工厂产品复杂,还大部分跟自己工厂一样的,就直接承认是外发吧。
毕竟谁不扩自己的工厂,跑外地弄家一样的,规模小了奇怪,规模大了就更奇怪了。毕竟像富士康,格力这种可以到处开场的实力派也是指头能数过来的,就别充胖子了。

这也是小编最开始说的,别把话说的太死。

7.送走客户

基本没有可注意的,掌握好时间就行。

8.回访

这是一定要做的,客户回国落地问声平安,写封邮件,最好把这次会面纪要整理一份给客户,尤其你们谈的关于订单上的事情,想要落实生产开发的事情,重点写出来。会谈时答应客户的事情,要准备的样品,报价也记得整理好,尽快给客户寄过去。不要有拖延症!不要有拖延症!不要有拖延症!重要的事说三遍。

二.多次来访

多次来访的客户大多是遇到了投诉,产品质量出了比较严重的问题,或者有新品开发,亦或者是纯粹的就是来拜访一下,看看现在的状态是否合适继续合作。这些目的性非常明确单一的到访,要做的基本上跟上述的首次到访差不多,只不过准备的会谈提要更有针对性。至于怎么谈这些问题,以后再另开文章说。

再有就是,客户每次来如果看的东西都一样,那么工厂可以不去看了,让他看看在生产的自己的货就好了,由于这种会谈时间都不会太长,也不是特别耗精力(当然如果问题已经严重到客户暴跳如雷了,那肯定要花时间讨论整改方案,安抚客户的),客户安排的时间不紧促的话,带客户到城市有特色的地方去转一转,玩一玩。别让客户做空中飞人,给他个轻松美好的回忆,这也是加分点。

 

                               第三方地点见面                           

第三方地点见面,通常会出现在展会举办时间。

1.如果自己参展一般会选择让客户来展位见面,谈的东西不会太多,基本上准备展会的时候都准备齐全了。除非有必要,一般不会约客户再另外找时间会面。

2.自己不参展的话,客户观展,一般都会跟客户约定时间地点见面,这个时候只要准备好会谈的样品和内容。在约见地址的周边提前找些休闲美食场所,以便和客人可以轻松愉悦的聊天,会面结束记得将客户送回宾馆。如果是和客人约在客人的酒店见面,请在酒店大堂或者附近的餐厅咖啡厅见面,为了礼貌和个人安全着想,不要到客人房间去,那永远都不是会谈的好地方。

还有就是客人出差到国内其他城市,约你见面,如果方便,最好能够去见一下,虽然不一定会聊多重要的东西,但是多见见给客户加深些印象也是必要的。

                                 主动拜访客户                             

一般外贸客户均在国外,国内的不在此档范围,可参照第三方地点见面,约好时间去客户公司,准备些样品和材料,会谈内容提要,随手礼就好。我们重点说一说到国外拜访客户。

1.提案,确定前往拜访的大致时间。

2.准备护照签证。

有的国家需要邀请函,可以让一些客户帮忙开邀请函,时间不确定性很大,行程安排暂时不能确定。

3.选择拜访客户。

出国拜访肯定不会是只拜访某一位客户,也许是整个公司在这个区域的客户,但是又不可能事无大小一律都见,肯定要筛选一下,这是因公司而定。不过小编很讨厌某些公司偏颇的做法,偏爱的某些业务,他的客户无论重要大小与否都去拜访,而不喜的业务,客户只能象征性的那几个。

业务自己已经拟好了谈话内容,也用心准备了礼物,等到了国外,礼物转手就给了其他人,也不按照业务想谈的内容去谈,等回来了告诉业务一堆没用的东西,还说这个客户不好。公平起见,应当选择以下几种客户,

♥重要的老客户,这些客户通常来中国的时候会知会你一声,见个面,聊一聊近况,业务往来频繁,拼的就是忠诚。礼尚往来,到了贵地肯定是要去拜访的。
♥已经合作的客户,但是遇到些问题阻碍了进一步发展的。拜访以示诚意,为解决问题进一步合作做努力。
♥谈及订单,有合作意向的大客户。随性小单的某些客户还不需要前往拜访,但是潜在大客户,往往就差那么临门一脚,出国拜访正好能有这样的机会和客户面谈,了解客户订单停滞的原因,切实的商谈合作的可能性,绝对是大有助益。

至于其他中小客户,作为备选筛选出一些比较有特色,预计合作前景比较广泛的,能在新品上有合作项目的,去拜访一下。其他的就不需要了。有的人会说,小客户也有做大的时候,怎么就说没价值?其实这里不去拜访并不代表没价值,等到客户发展壮大,再拜访也不迟,何况不去拜访不代表以后就不合作了。

4. 制定初步行程计划

按照选出的客户制作初步行程计划,此时借助 google 地图,携程等工具来确定行程。将各个客户在地图上的位置大致标记出来,在中间位置的某处选择宾馆。下面以中东阿联酋为例(其他国家同理,美国州郡较多,地广人烯,客户分布较远,这时候可能需要随行程安排几处住所。)

map
几家公司分布如下,机场的位置,从地图上能查到迪拜到最远的一家客户走高速也就一个小时,那么就可以在圆圈范围内找一家宾馆。根据这个分布图,开始制定计划,不要定日期,用第一天第二天表示,注意中东国家休息日跟我们不同,需要合理安排。

这个时候可以预估一下那些客户会提供接送,那些地方需要自己搭乘交通工具前往,怎样搭乘,的士费用预计有多少。(整个行程中需要做个费用预计,行程最好越细越好)

schedule

这样就能安排好初步行程。

5.准备拜访客户的东西

礼物,样品,报价单,会谈提要(如客户来访准备的资料,不再赘述),由于客户多,要准备的肯定也多,分门别类的放好。列好一份清单,另外将客户联系方式记录在册,以备查询。

6.跟客户确定初步行程时间

一般签证有效期都有好几个月,所以这时候不需要确认最终时间,或者等机票定下了再定行程,那样太赶了。这个时候只要跟客户确认在某半个月或者一个月时间内,去拜访他是否可以,跨度不要太长就行。根据客人反馈,重新再调整行程安排。

7.定飞机票和旅馆

这个不用赘述了,就是为了定行程节点的。

8.确认最后行程安排并通知客户做最后确认,根据客户反馈做好最终行程表。

飞机票和旅馆定好确切的时间就定好了,根据路程远近安排的初步行程计划可以加上时间节点,然后跟客人确认具体时间是否可行,根据客人的回馈再做最后细调,最后完整行程表,打印出来给每个出差的人员。此处仍然需要准备些备选方案,避免客户临时有事,比方说都无法安排同事接洽,行程必须变动的情况下,有没有别的客户可以拜访。这种情况比较少,一般那么早跟客户把行程都确认了,客户也会腾时间出来的。但是天有不测风云,有备无患。

9.将准备的资料,证照,行李收拾好,准备上路。

出门在外,请你的公司一定要为你们的旅程买保险,另外必要肠胃药品要带上,自己查旅游攻略。

10. 按照行程进行,有细微调整出随机调整即好。

11.回访

同所有见面一样,及时的回访很重要,不仅是将在谈的事情落实好,还能给客户以严谨,礼貌的印象。

好了,面见客户的准备的东西就写到着了。很多人会说,你这就是些准备东西,跟客户会谈时要说些什么,怎么说都没写。是的,这也是小编要是的重点了。会谈的技巧那是商务谈判的范畴,有兴趣的我们以后可以聊一聊商务谈判。但是会上要谈什么,其实全在平时和前期的准备中。从上面的列举事项中,你也应该发现了,准备工作非常重要,他直接关系到会谈时你有没有东西可谈,有没有底气可谈。

你看别人谈判中舌灿莲花,旁征博引,滔滔不绝,客户高兴的不停点头,当场拍板下单的都是常事。那并不是一日之功,你的专业,你的底蕴,你所谈的,所说的能不能够打动客户,全靠平时的积累,行业信息,产品信息,市场格局和动态,哪能是临时抱佛脚就能会的东西。想要会谈顺利,多做功课,少偷懒。这世界上本就没有捷径。

另:在文中没有写的,不过还是得说一下子,面见客户的时候请穿正装,没有正装请尽量穿的 office 一些,切忌打扮的花枝招展或者过于暴露,仪容上的尊重也是礼仪之一。小编见过很多小姑娘,面见客户的时候恨不得把自己打扮成花孔雀,拜托,又不是特殊行业;要么就是平时什么邋遢样,还是什么样,头发乱糟糟,面容灰败。

素颜朝天要的是天生丽质,没有资本的就得花点时间打扮一下。虽然不是每个人都是外貌协会的,但是看到你一脸灰败亦或油垢的样子,客户会怀疑产品卫生和质量状况的。
在客户面前,代表的不是个人而是整个公司的形象,整洁干净,利索明朗就是最好的。

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Carol
Carol
料网成员。外贸业务,喜欢设计。

4条评论

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  1. #3

    有个事情向sam请教,我们公司之前在别的公司做过一个网站,域名也是在那买的,因为网站真是做的太烂了,公司几万块基本就打了水漂,现在我负责公司网站这块,我想问我买空间绑定域名什么的,已有网站会不会影响我操作?

    5个月前 (04-29)回复
    • LiaoSam
      Liaosam,外贸综合症患者。
      @Judi Bola 不会的。但是你需要有域名管理权,即你有域名注册商的账户可以登陆域名管理平台,有权对域名进行解析甚至转出等操作。
      5个月前 (05-01)回复
  2. #2
    lily fang

    内容详实, 面面俱到, 多谢分享哦

    11个月前 (10-17)回复
  3. #1
    Carol
    Carol

    小编看到一篇“中国国家旅游杂志”推荐文章关于食物英文翻译的,与客户面谈里正巧需要准备一份,小编顺手就转料网来了,喜欢偷懒的朋友不妨去“生活杂文”栏目里看一看哦。

    1年前 (2016-06-07)回复