你喜欢开会吗?如何让业务会议产生效用?

Carol2016-12-06FreeTalk4876 次访问11 评论

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好吧,文头的图片是恶搞的,因为今天的话题比较不讨喜,在说这个话题之前,先问个小问题:你们喜欢开会吗?

我听过很多业务员抱怨公司会太多,抱怨老板特别喜欢开会,当然曾经的我也是深受其烦,一听到“开会”两个字,瞬间晴天变雨天。如果碰到自己可以选择不参加的会议,那是能躲就躲,甚至常常会借着出差来逃避开会。

不论是例会还是紧急会议,都是甚不喜的。以前的公司甚至有段时间需要每周都开次会议,而这些会议只不过是总结一下一周业务情况,让财务做一份报表来通告下每个人的业绩。我不晓得,有这种情况的人有多少?反正我是觉得每次会议都没什么可说的,手上的业务就那些,自己能解决的事情早解决了,碰到自己不能解决的事情也不会等到开会再说,实在是没什么意义。

况且,除了报告一下各自情况外,会议非要撑足几个小时也是让人很反感的事情,各种废话,都是些老声重弹的调子,实在是非常浪费时间。

即便是全员参加的业务月例会,也基本上都是老板在说说说。至于财务做出的那份报告,就我了解,大多数同事的心目中,这种报告,对于业绩不太好的人来说,就是啪啪打脸,而对于完成业绩的人除了松一口气,几乎没什么作用。

对于这种情况,我也曾想不明白,这样的会议为什么老板们那么喜欢开?开会又有什么必要吗?一个不大的公司,员工之间的业绩几乎也是透明的,又何必劳神劳力的去做这么一份报表,难道真的只是为了让业绩不佳的员工感到羞愧和压力吗?

当然不是,一般公司开会,大致可以分为两种,一种为紧急会议,一种就是我们常说的例会。

紧急会议,顾名思义,是为了解决突发状况,或者有紧急事务需要通知业务。这样的会议一般时间都比较短,事情解决了就结束,想必大家也不会为这种会议头疼。

我们所反感的大多数都是例会,时间长,时效不高,最主要的各种报告很让人厌烦。那么开这种例会是为了什么呢?

我们作为业务所有的工作核心就是业绩,业绩怎么来?当然是开发客户,让客户持续的下订单,并尽可能让每一笔订单实现利益最大化。

公司招业务也只有这一个目的,功利是功利了些,不过就像我们工作也就是冲着那份工资去的,谈什么发展空间,学习空间,都是粉饰。所谓的发展空间就是日后有没有机会拿更多的钱,而学习空间,就是有没有学习的机会获得拿更多钱的能力。

公司为了更好的安排工作,了解每位业务员的情况,并在需要的时候给予帮助,定期的业务会议是必须的。其实与其说是会议,不如说是交流。毕竟在国人的印象中,所谓的开会,就是领导发言,在坐的举手赞同,或者适时鼓掌而已。因此企业在利用这一机制的过程中,其主旨被渐渐的扭曲了,亦或者说忘了初心,成为一种形式。

业务会议,最初的目的是为了及时了解业务情况以及目前的困境,并依据现有情况和问题安排下一步的工作,对整个业务团队,和业务进程都很有意义。

有些公司对于会议的态度很中肯,有事提上会议讨论,没事就散会,绝不废话耽误时间。好的公司会利用会议引导业务团队学会总结分析,甚至是形成头脑风暴,做出解决方案,和业务安排,对业务方案做出预测和评估。而财务报告,便是这种总结分析的依凭。

那么如何开好业务会议,让业务真正的利用会议有效的提高业绩或者说是提升业务能力呢?

 

一.明确会议目的

现如今流于形式的会议大多一个模子,通知大家开会,端个笔记本人模狗样,轮流说下自己这周/月接了多少新订单,出了多少货,有没有新客户再谈,有没有遇到什么棘手问题?然后主持者,通常是领导,就每个问题做个评论。

这样的形式对于新业务可能一开始还有些作用,毕竟新手遇到的问题多,但是对于老业务来说基本上就没什么意义了。

首先如前文所说,有问题的也都已经解决过了,不可能积攒到会议上在来讨论解决,时效性属于马后炮。没问题的在会议上基本都在开小差,所谓的老油子了,该说过的都说过了,想听到的也都听过了。

虽然开这种会议,领导们指望就首次出现的问题分析给全员去听,避免日后其他业务出现同类问题,但是往往成效不大,几乎次次会议都是老问题,业务团队似乎失去了举一反三的能力,无法主动思考。

形成这种现象的原因,往往是因为会议本身目的并不明确,给业务一个印象就是汇报,既然是汇报,把手上的数据总结一下报个数完事,动脑子就算了。问题是别人的,不发生在自己身上就事不关己。

再加上周会月会轮流开,而订单和客户的开发周期往往是以月来做考量的,所以周会上没的说只能捞一些跟进的情况来讲,到了月会就更没的说了。但是没得说又显得业务能力差,于是很多人开始没话找话,废话多了,领导们又不加以限制和纠正,会议离原始目的便愈行愈远。

那么我们的会议究竟目的是为了什么呢? 这是要根据公司需要来定的,甚至每一次会议都有不同的主旨,而根本上的性质大概可以按以下做个划分。

早会:提交亟待解决问题–及时提供协助或者作出人员调整。

解决手上急需解决的问题,有问题讨论,没问题就结束。–很少有公司开早会,这个需要看业务需要的,业务团队众多,每个团队根据需要在小组内开个早会,并没什么问题,尤其在整个团队做一个项目的时候,每天交流各自手头的工作,对团队工作有个了解,及时发现问题环节,调整人员。

周会:提交个人无法完成的工作或者无法解决的问题–给予必要的帮助

总结当前业务情况,有需要协助的立刻提上来。一般如果有早会制度的,周会往往不会再做,废精力也不具备作用。一周的时间足以验证业务自身有没有能力解决问题,需不需要团队协助,这个时候提出协助一般都还在节点上,不会来不及。

月会:总结问题–分析形势–预测趋势–提出方案–做结果预判–调整安排下一步工作

就整个业务团队的情况做总结,对结果做出预测,及时更改业务方案。需要关注的不仅仅是业务团队的业绩,还有工厂的生产线,要结合产销进行分析,判断目前团队工作的可行性。

 

二.引导业务思考,全员参与

业务会议上,领导们爱当老妈子。业务A提出问题,领导解答,解答完,下一个报告提问题。这和平时遇到问题找领导寻求一对一帮助有什么区别?何必开全员会议?显示领导业务能力强,所有问题都会解决吗?

既然是全员参加的会议,当然需要都参与进来,问题提出来,大家都想想怎么解决,再就不同的方案分析利弊,最终选择最佳方案。很多人会说这太浪费时间,一个问题一个问题去讨论,分析,那要开到什么时候?

错,这样的方式在时间轴上会大大的缩短会议需要实践和重复劳动,提高效率,减低厌烦度。

  • 1.每次会议并非所有人都有问题,完全可以将需要解决的问题先提出来,同类问题合并,一道解决。
    比如业务员A和C可能遇到了客户压价,而B和D遇到的问题都是工厂交货延期问题。
  • 2.即便开始问题较多,但是由于全员参与并思考解决方案,分析提升到同类别而非个案,大脑会留下深刻印象,以后遇到同类别问题不需要再做讨论,问题只会越来越少。�0�2像1.中的压价问题,分析导致客户压价的原因,原材料价格下跌,客户市场竞争,还是有其他供应商找到客户,亦或者是客户故意试探,并就各项原因分析解决方案。以后遇到压价问题都可以照此分析,问题就不是问题了。
  • 3.共同参与讨论,三个臭皮匠顶一个诸葛亮,考虑更加全面,领导的解决方案并不一定是最佳的。但是共同讨论分析的结果一定能得出最优选项。
    每个人遇到的压价原因可能不同,每个人都提供一个思路,让考虑的面更广更全,考虑问题越全面,越能掌控谈判局面。
  • 4.会议记录留档,现实版的培训教材,问题可以涵盖业务所能遇到的各种情况。新人入职以后的培训几乎不需要再伤脑筋。

 

三.把握好会议节奏

把握好会议节奏是会议主持者的主职。领导们大多都不 care 这个点,说着说着跑偏的,溜神的,调侃的。领导们觉着无所谓,会议延长也没人说话,加会班而已,尤其那些提倡加班不给加班费的公司,更不在乎大家的时间,这也是业务讨厌开会的原因之一。一谈到开会,想到的首先是:XX,今天又不能准时下班了。

所以首先,尊重大家的时间,别认为无偿加班是理所当然,引起抵触情绪而不自知。

其次,会议节奏很重要,就一个问题的讨论时间不宜过长,以免其他问题讨论的不充分。控制发言时间,并尽可能锻炼各业务提炼语言的能力,简明扼要突出主旨。什么时候该打断,什么时候该鼓励发言,每个问题的讨论时间需要主会者的把控。

一个问题讨论几个小时那也是在浪费时间。

周会和早会常以团队和小组做单位,其提出的问题,反应的业务情况需要领导做总结,并在月会前做个个团队主管间的交流,将影响业务发展的显著问题提出来,做月会内容。

比如几乎所有团队都遇到了某一个供应商的延货情况,那就要小心这个供应商的状况,及时了解情况,并通报公司,注意订单的外发。

如果这一时间原材料没有下跌,但是某一市场的客户都在压价,那么就要注意这个客户市场是否有其他因素影响,比如政治和经济情况。

比如这次意大利公投失败,退欧了,那就要考虑整个欧元市场是否会因此动荡,影响结汇。

就这些显著问题,可以在例会通告里先提出来,让业务联系客户确认下情况,并依据反馈情况作出下一步业务安排。

 

四.有效的财务报告

大多业务例会的业务报告,都是按业务人员统计业绩和完成率,不仅影响业务士气对业务工作的推动也没什么作用。

业务的工作是什么,销售,将产品销售出去,那么财务报告所要表现的就是产销数据,对业务推动有切实作用的数据。

这就要求财务部门和产销部分沟通畅顺,这样做出的报表不至于业务看不懂,白浪费时间,而财务可以通过了解到的业务状况,正确的反映到报告数据中。

举个简单的例子,

公司经营两种产品 A 和 B,生产A时每月生产一万个,可得利益十万元,生产B时可产出八千个利益八万元,由于得利公司一直主推 A 产品。但是B产品原材料骤降,如果生产 B 产品可得十二万的利益,这时候市场对 A 产品的需求通过订单数据显示开始减少,而 B 产品开始走俏。

如果这样的数据无法呈现在报告里,业务继续主推产品 A,必然造成订单数减少,利润空间持续压缩。这就影响了整个业务团队的工作安排。

这只是个简单的事例,实际情况中,肯定比这个要复杂。如果结合产销数据做出报告,并能够依据这样的数据对市场供需做出分析,必然对整个业务工作的安排有举足轻重的意义。往往为了将报告做的更具参考意义,需要财务部门搜集其他公司或者整个市场的数据来做对比分析。

当然很多人说这个岂不是增加了财务的工作,在我们固有印象里,财务只是做做报表,处理税务问题,收钱打款而已。真正的公司管理中,这些只是财务的最基础的工作。财务部门要做的工作远远不止这些,整个公司运作的资产结构,税务状况,成本控制,投资盈亏都是需要财务去掌控的。

五.少说废话

少说废话,少说废话,少说废话。重要的事情说三遍!

什么是废话?
与会议无关的无病呻吟–我没订单,工作好难做,我天天加班好辛苦…;
挣表现的各种拍马屁–哇,领导好厉害,我怎么想不到?天啊还可以这样子解决啊,谢谢领导,要不是你说,我都不知道怎么办好了…;
旧话重提的老一套,翻来覆去的大道理–要对供应商客客气气的,供应商比客户重要,质量要你们自己把关…;
借题发挥的指桑骂槐–有些业务,事情都跟他说过很多遍,都不听,这么简单的问题还要我重复吗……

凡是对业务工作推动无效,与会议无关的话,请不要说,谁说都不可以。

记住业务会议是为了推动业务工作而存在,只要与这样的目的不相符的任何行为都不得提倡。管住自己的嘴,说有用的话。

Anyway,I could be wrong!

开好业务会议还需要大家自己摸索,说的更准确点,还需要各位领导去摸索,毕竟主会者如果不能够将会议引向有意的一面,与会者是不能做什么的。敢于跳出来打领导脸的在现在的职场里不多,领导若不做改变,会议只能流于形式。

大家时间都很宝贵,几个小时几个小时的浪费也很可耻,探索下会议的精髓,让其发挥真正的作用,多挣点钱多好,对吧?

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Carol
Carol
料网成员。外贸业务,喜欢设计。

11条评论

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  1. #2
    dreamer

    这是什么情况?直接浏览器都出来了?

    3年前 (2017-03-01)回复
    • LiaoSam
      Liaosam,外贸综合症患者。
      @dreamer 只是显示浏览器和操作系统。啥都干不了,放心~
      3年前 (2017-03-01)回复
      • dreamer

        @Liaosam 这个我觉得超级有意思,所以在下面回复了下~~~料大棒棒的~

        3年前 (2017-03-01)回复
        • LiaoSam
          Liaosam,外贸综合症患者。
          @dreamer 哈哈,时而会有点变化。嗯,咱们都棒棒的~ :mrgreen:
          3年前 (2017-03-01)回复
          • dreamer

            @Liaosam 料大秒回啊啊 :!: 不用开发客户吗? :oops:

            3年前 (2017-03-01)回复
            • LiaoSam
              Liaosam,外贸综合症患者。
              @dreamer 刚更新一篇短文。顺便回一下评论。我好久没更新文章了。
              3年前 (2017-03-01)回复
              • dreamer

                @Liaosam :cool: i’m soooo lucky~~~~~~

                3年前 (2017-03-01)回复
  2. #1
    学着飞行的蜗牛

    个人感觉料神之所以是“神”,原因就在于他善于总结和分析,并找到对应的方法,而且愿意分享,很多问题大家都遇到过,也可能会有自己的见解,但是并没有发表出来广而告之。
    我们的公司每天都开早会,周五开周会,会议内容永远是你昨天遇到了什么问题,然后经理指点江山一般的高谈阔论。 最后所有业务发言完毕,经理做总结,指桑骂槐地说的一些有的没的,打击大家积极性。
    反过来平时业务有问题去咨询她呢,不是忙就是态度恶劣,比方说白眼啊,讽刺,挖苦啊之类的。 作为一个老业务这些都是我经历过的,现在我能做的就是该说的不全说,不该说的一句都不说,做好自己。 毕竟我没有能力扭转现在的开会制度,只有努力做好自己。

    3年前 (2017-01-18)回复
    • LiaoSam
      Liaosam,外贸综合症患者。
      @学着飞行的蜗牛 别啊~神这光环我还顶不上啊。有些经理主管确实有点那什么

      恶心。

      3年前 (2017-01-18)回复
      • 学着飞行的蜗牛

        @Liaosam 带引号的。

        3年前 (2017-01-19)回复
    • 傻货

      @学着飞行的蜗牛 该评论为私密评论

      2年前 (2017-05-17)回复